1．语气要委婉
语气强硬地说“不行”、“没办法”，会伤害对方的自尊心，甚至遭来对方的怨恨。对别人的要求要洗耳恭听，对自己不能答应的事要表示抱歉。体谅对方拼命工作的苦心…这些都是在你回答“不”之前所应思考的。尤其当要求的对方是上级时，说话更要留余地。
2．要顾及对方的自尊
人都是有自算心的，一个人有求于别人时，往往都带着侣储不安的心理。如果一开始就对他说“不行”，势必会伤害对方的自尊心，使对方不安的心理急剧加速，失去平衡，引起强烈的反感，从而产生不良后果。因此，不宜一开口就说“不行”，应该普至对方的愿望，先说关心、同情的话，然后再讲清实际情况，说明无法接受要求的理由。只有先说TgD些让人听了产生共鸣的话，对方才能相信你所陈述的情况是真实的相信你的拒绝是出于无奈，是可以理解的。
当拒绝别人时，不但要考虑到对方可能产生的反应，还要注意准确恰当地措辞。比如拒聘某人时，如果悉数罗列他的缺点，会十分伤害他的自尊心。如果先称赞他的优点，然后再指出缺点，说明不得不这样处置的理由，对方也能更容易接受。
3．降低对方对你的期望
大凡来求你办事的人，都是相信你能解决这个问题，抱有很高的期望值。一般来说，对你抱有期望越高，越是难以拒绝。在拒绝要求时，倘若多讲自己的长处，或过分夸耀自己，就会在无意中抬高了对方的期望，增大了拒绝的难度。如果适当地讲一讲自己的短处，就降低了对方的期望，在此基础上，抓住适当的机会多讲别人的长处，就能把对方求助目标自然地转移过去。这样不仅可以达到拒绝的目的，而且使校拒绝者因得到一个更好的归宿，由意外的成功所产生的愉快和欣慰心情，取代了原有的失望与烦恼。
4．让对方明白自己的处境
一般来说一个人有事求别人帮忙时，总是希望别人能满足自己的要求，却往往不考虑给他人带来的麻烦和风险。如果让对方设身处地去判断，这样会使提出要求的人望而止步，放弃对他人不切实际的要求。
5．态度一定要真诚
拒绝总是令人不快的。特别是上级、师长拒绝下级、晚辈的要求时人，要以同情的态度，关切的口吻讲述理由，使之心服。在结束交谈时，热情相送，表示歉意。不能盛气凌要热情握手，热情相送，表示歉意。
